KELSIS S.A
NIT 800.095.630 CÓDIGO: GG-PT-22
PROCESO: GERENCIA
Nombre: POLITICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Fecha de Emisión y/o actualización: Versión: Documento Controlado No 0
2020-09-02 2

 

OBJETIVO

Esta política tiene por objeto dar a conocer el tratamiento que Kelsis SA, dará a los datos personales que son suministrados por cada titular, nuestros esfuerzos por protegerlos, y cuidar su privacidad, en cumplimiento al deber legal y reglamentario, encaminado a hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal de todos los ciudadanos de acuerdo a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377/2013 y demás normas concordantes, estableciendo instrumentos y controles para dar un tratamiento adecuado a la información suministrada.

2. ALCANCE

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por KELSIS SA., y únicamente serán usados para la finalidad para la cual fueron suministrados.

3. INFORMACION SOBRE EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Representante Legal de la compañía KELSIS SA, sociedad con domicilio Principal en la Calle 14 No. 27A – 132 Bloque 3 B Bodega 3 Yumbo (Valle), con número de identificación tributaria NIT 800.095.630-1, es el responsable del tratamiento de las Bases de Datos personales de KELSIS SA.

Los datos personales podrán suministrarse a través de los diferentes canales de recolección:

  • A través de nuestras Líneas telefónicas: 4899393 – 4890441

  • Punto de atención Directa:

Dirección

Ciudad

Teléfono

Calle 14 27 A 132 Bl 3B Bodega 3

Yumbo – Valle

4890441

Avenida 4N 23 A 34 en la ciudad de Cali,

Cali – Valle

4899393

5. DEFINICIONES

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, la cual incluye datos como: Nombres, apellidos, fecha de nacimiento, tipo y numero de documento de identidad, sexo, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular, estado civil, entre otros.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

REVELACION: Suministrar información requerida por entidades vinculadas y aliadas a las entidades judiciales o administrativas del Estado que en el ejercicio de las funciones soliciten esta información.

PUNTOS DE RECOLECCION: Es el sitio donde se tiene estipulado la recolección y captura de la información y el almacenamiento de la misma.

CANALES PARA EJERCER DERECHOS: Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible. Estos canales deben prever, por lo menos, la posibilidad de que el titular ejerza sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su información, dejando constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud.

FORMAS DE TRATAMIENTO: Los datos personales contenidos en bases de datos podrán ser tratados de manera automatizada o manual. Son bases de datos manuales los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física y bases de datos automatizadas aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.

6. DESARROLLO

6.1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de KELSIS SA con las siguientes finalidades:

Bases de Tratamiento de Datos Clientes

  • Comunicar a través de cualquier canal destinado para tal propósito información publicitaria, comercial o promocional sobre los productos, eventos y/o promociones, de tipo comercial.

  • Enviar información relacionada con la toma de sus pedidos.

  • Para evaluar la calidad de nuestros productos y servicios entregados al cliente, y estudios de opinión.

  • Captura y respuesta a quejas, reclamos y sugerencias.

  • Invitaciones a eventos sobre degustaciones y capacitaciones de nuestros productos.

  • Enviar información relativa al estado de cuenta del cliente.

  • Entrega de referencias comerciales a solicitud del cliente.

  • Brindar información en general sobre todas las actividades comerciales y de servicio de KELSIS SA.

  • Enviar por correo autorizado la facturación electrónica, de acuerdo al decreto No. 2242 del 2015.

Bases de Tratamiento de Datos Proveedores

  • Solicitud de información de los productos ofertados y de interés para nuestra compañía.

  • Enviar orden de Compra de productos y Solicitudes de Servicio.

  • Envío de quejas y reclamos sobre los productos o servicios recibidos.

  • Resultados de evaluación y revaluación de proveedores.

Bases de Tratamiento de Datos Empleados

  • Realizar contratos de trabajo y vinculación a la seguridad social, solicitudes de servicio financieros, de salud y medicina laboral.

  • Para el otorgamiento de Licencias de ley, permisos especiales, definidos por la organización.

  • Para trámites legales y financieros ante entidades externas

  • Otorgar referencias laborales

Si el titular de los datos personales no autoriza la recolección y tratamientos de los datos personales, estos no serán utilizados para temas comerciales, solo se serán utilizados en los casos de cumplimiento a requerimientos fiscales o judiciales, tales como facturas de compra, facturas de venta u otros.

La autorización para el tratamiento de los datos personales en KELSIS SA, debe ser diligenciada en los Formatos de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales, así: GG-PT-22-FR-01, GG-PT-22-FR-02 y GG-PT-22-FR-03. (Ver tabla de registro)

Cuando la Autorización de datos personales se diligencie a través de nuestra página WEB, el cliente recibirá una notificación de la entrega y registro de datos personales al correo electrónico registrado, como constancia de la aceptación de la política de tratamiento de datos personales.

Cuando el contacto se realice de forma telefónica, se confirmara verbalmente el consentimiento de tratamiento de datos personales, y el funcionario de turno diligenciaría el formulario en nuestra página WEB, para que a través de este medio, le llegue a su correo electrónico autorizado, la aceptación de la Política de tratamiento de datos.

6.3 DATOS PERSONALES QUE SERAN TRATADOS

Datos personales

  • Nombre y apellidos

  • Empresa o razón social

  • Nit o Cédula

  • Ciudad de Expedición

  • Dirección de domicilio

  • Dirección de despacho

  • Número telefónico: Fijo ó celular

  • Correo electrónico información general

  • Correo para facturación electrónica

Datos personales Sensibles

Kelsis SA, no tratara datos sensibles a través de ninguno de nuestros canales dispuestos.

6.4. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales reconocen que el suministro de la información se realiza de manera voluntaria, teniendo en cuenta las características habilitadas para tal propósito y las facultades de uso por parte de KELSIS, así mismo los titulares de los datos tienen derecho a:

a. Acceder a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

b. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.

c. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.

d. Solicitar la supresión de datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.

e. Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.

f. Identificar al Responsable del Tratamiento de Datos en KELSIS SA. Que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.

g. Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012

En el caso que se requiera ejercer algún derecho al tratamiento de datos personales, lo debe hacer a través de los siguientes canales:

Correo Electrónico

servicliente@kelsis.com

administracion@kelsis.com

6.5. SEGURIDAD DE LA INFORMACION

Con el fin de dar cumplimiento al principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, KELSIS SA., almacenará y tratará la información suministrada por los titulares de manera segura y por lo tanto tomará todas las medidas de precaución para proteger su información contra perdida, abuso, adulteración, acceso o uso no autorizado o fraudulento. Igualmente el tratamiento de datos personales podrá ser realizado por contratista y/o proveedores de servicios que de cualquier manera puedan tener acceso a los datos personales consignados en las bases de datos de KELSIS SA, en razón de algún encargo especial, se encuentran obligados contractualmente a almacenar, tratar, proteger y mantener dicha información como confidencial y no podrán tratar la misma con ninguna otra finalidad a la indicada contractualmente por KELSIS SA.

El acceso a la información física y en bases de datos se encuentra restringido, y solo puede ser consultado por las personas que se encuentran autorizadas para tal fin.

Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

6.6 ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y CONSERVACION DE SU INFORMACION

Una vez suministrados los datos personales, de manera voluntaria y libre, a través de los canales destinados para tal fin, estos son almacenados en la base de datos y/o físicamente.

Las bases de datos se encuentran almacenados en nuestros servidores, los cuales se encuentran protegidos y se cuentan con copias de seguridad.

Así mismo la información de Datos Personales suministrada físicamente, se encuentra almacenada de manera segura, bajo custodia de los encargados del tratamiento de datos personales

Kelsis SA, conservara su información personal durante un periodo de cinco (5) años, a partir de su última interacción con nuestra compañía, a menos que la Ley exija un periodo de conservación más largo o corto, que sea necesario en el curso de un procedimiento judicial o que se requiere para un fin determinado de acuerdo con la legislación aplicable.

6.7. REVELACION DE LA INFORMACION

El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que KELSIS SA, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresa.

6.8. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACION

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por la Superintendencia Financiera de Colombia en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

  • Datos de naturaleza pública.

  • Casos de urgencia médica o sanitaria.

  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

6.9. VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por el Gerente. Así mismo KELSIS SA. Se reserva el derecho a, modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso. Toda Modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación en el canal correspondiente.

Su período de vigencia es hasta el término de duración estatutariamente establecido para KELSIS SA.

Los titulares de datos personales pueden acceder a nuestra Política de Tratamiento, la cual se encuentra publicada en nuestra página web en el siguiente enlace www.frutaroma.com o www.kelsis.com

6.10. ATENCION DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de nuestros correos electrónico servicliente@kelsis.com o administracion@kelsis.com, y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley.